Autofactor vs. Excel

Waarom Excel niet geschikt is voor de administratie

Excel is een geweldig programma. In geen enkel ander softwarepakket kun je als individuele gebruiker zo snel, zo veel informatie verwerken. Berekeningen, complexe formules, grafieken: het zit er allemaal in. Maar als je je bedrijf erop laat draaien, neem je enorme risico’s.

Op deze pagina laten we zien waarom dat is. En waarom Excel niet geschikt is voor de administratie, laat staan de automatisering, van de processen van een autobedrijf.

Voordelen van Excel boven Autofactor

De voordelen van Excel zijn duidelijk:

Het is goedkoop
Het zit immers standaard bij je Office-pakket.
Het is flexibel
Je kunt er alle kanten mee op en er is online veel informatie beschikbaar over hoe je het moet aanpakken
Iedereen kan het
Excel is laagdrempelig en de meeste mensen leerden al tijdens school of studie om ermee te werken.

Nadelen van Excel ten opzichte van Autofactor

Je moet alles zelf bouwen

In Excel begin je letterlijk met een leeg werkblad. Je moet vanaf nul zelf bedenken hoe je dingen gaat inrichten. En als het een paar maanden later niet meer werkt voor je, moet je opnieuw beginnen. Autofactor is gebouwd op decennia automotive- en software-ervaring. Alle beginnersfouten zijn er dus uit.

Geen integraties, geen escalaties

Excel kan op beperkte schaal data ophalen uit andere applicaties, maar echt integreren – met data-uitwisseling twee kanten op – lukt niet. Escalaties, zoals automatisch een mail sturen als een deadline verloopt, zijn niet mogelijk. Autofactor is juist gebouwd om te integreren en alles te automatiseren.

Geen functiescheiding, geen informatie op maat

Je ziet een Excelsheet, of je ziet hem niet. Je hebt binnen Excel geen mogelijkheid om informatie op maat te laten zien. In Autofactor kan iedereen zijn scherm of app zelf inrichten en bepaal jij wie welke informatie mag zien of aanpassen. Dat voorkomt grote ellende.

Geen dossier

In Excel is het erg lastig om documenten allemaal op één plek te houden. Je hebt dus geen makkelijk toegankelijk dossier, waarin vrachtbrieven, facturen etc. staan voor een auto. Handmatig aanmaken van OneDrive-mapjes hiervoor is geen doen en nodigt uit tot fouten.

Geen logging

Je weet met Excel ook niet wie wat wanneer heeft aangepast. Verloren data kun je nooit meer terughalen. Autofactor draait op een robuuste database, met volledige logging, back-up en audit trails.

Oeps! Auto’s kwijt!

We hebben het gezien bij klanten: omdat de Excel-bestanden niet up to date waren, kon het team een aantal auto’s gewoon ‘eventjes niet vinden’. Dat is een paar ton aan waarde, die ergens in je bedrijf ronddrijft, maar waar je niet bij kunt omdat je systeem niet doet wat het moet doen. Voor een professioneel bedrijf dat wil groeien zou dat volkomen onacceptabel moeten zijn.

Excel lijkt makkelijk en goedkoop, maar uiteindelijk kost het je geld. Want met ieder uur dat je verspilt met zoeken, scrollen of bijwerken, gaan je euro’s langzamer rond. En hoe langzamer je euro’s rond gaan, hoe lager je marge en hoe meer last je hebt van stijgende rentes.

Maak een afspraak

Hans laat je zien hoe Autofactor jouw omloopsnelheid en omzet verhoogt.

Lees meer Maak een afspraak